Kleinunternehmer:in – das solltest du wissen
Alle wichtigen Informationen zusammengefasst.
Ein kleines Unternehmen zu führen, kann eine lohnende und herausfordernde Erfahrung sein. Auf der einen Seite hast du die Möglichkeit, dein eigener Chef zu sein und etwas von Grund auf aufzubauen. Andererseits musst du auch viele Dinge beachten. Von Marketing und Verkauf bis hin zu Buchhaltung und Kundenservice. Das Wichtigste ist, dass du organisiert bleibst und deine Ziele nicht aus den Augen verlierst. Wenn du am Anfang stehst, ist es auch wichtig, dir Hilfe zu holen, wenn du sie brauchst. Du kannst dir eine Steuerberatung suchen oder Freunde um Hilfe bitten. Wenn du hart arbeitest und dich engagierst, kann der Besitz eines kleinen Unternehmens eine äußerst lohnende Erfahrung sein.
Was ist ein:e Kleinunternehmer:in?
Kleinunternehmer sind Selbstständige oder Unternehmer, die auf Rechnungen bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen keine Umsatzsteuer ausweist, da sie gemäß § 19, 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung angemeldet haben.
Dafür muss man bestimmte Umsatzgrenzen einhalten. Diese hat man eingehalten, wenn
- die Umsätze im vorherigen Geschäftsjahr nicht über 17.500 Euro (inkl. Umsatzsteuer) lagen
- UND die Umsätze im aktuellen Geschäftsjahr nicht über 60.000 Euro liegen werden.
Das mag auf den ersten Blick viel erscheinen, doch stellen viele Kleinunternehmer:innen im Laufe der Zeit fest, dass die Grenze nur schwer einzuhalten ist, wenn das Geschäft sehr gut läuft. Weiterhin muss darauf aufmerksam gemacht werden, dass der Umsatz nicht mit dem Gewinn gleichzusetzen ist. Es bringt demzufolge nichts, die Zahlen durch zusätzliche Ausgaben zu Ihren Gunsten zu „korrigieren“.
Gegenstück zu Kleinunternehmern sind die Regelunternehmer. Als Regelunternehmer:in schreibst du deine Rechnungen mit Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) und erstellst regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen.
Bei dem Begriff Kleinunternehmer:in gibt es häufig Missverständnisse. Viele Gründer sagen Kleinunternehmer:in und möchten aber ein Kleingewerbe anmelden oder mit einer freiberuflichen Tätigkeit starten. Die Themen sind voneinander zu trennen. Der Begriff Kleinunternehmer stammt aus dem Umsatzsteuer-Recht.
Unter Kleinunternehmen versteht man kleine und mittelgroße Unternehmen, abgekürzt KMU (in Österreich: KMB für Klein- und Mittelbetriebe). Für die Bezeichnung als Kleinunternehmen werden Obergrenzen an Mitarbeitern, Umsätzen oder Bilanzsummen herangezogen. Kleinunternehmen können Kleingewerbetreibende, Personen- oder Kapitalgesellschaften sein, die Einordnung gilt unabhängig von der Gesellschaftsform.
Darunter zählen:
- Kleinstunternehmen bis 9 Beschäftigte und 2 Mio. Euro Umsatz
- Kleine Unternehmen bis 49 Beschäftigte und 10 Mio. Euro Umsatz
- Mittlere Unternehmen und KMU zusammen bis 499 Beschäftigte und 50 Mio. Euro Umsatz
Unter den Kleinunternehmen findet man besonders häufig:
- Existenzgründer bzw. Start-up-Unternehmen
- Familienbetriebe
- Freiberufler
- Franchisenehmer oder sonstige Lizenznehmer mit Betrieben, die wenig Startkapital benötigen oder nebenberuflich gegründet werden können
In der Europäischen Union sind rund 99% aller Unternehmen laut EU-Definition KMU.
Vor- & Nachteile – Wann sich ein Kleinunternehmen lohnt
Beispiel 1:
Kleinunternehmer mit Preisvorteil bei Verkauf an Privatkunden
Ein Kleinunternehmer stellt einem Privatkunden eine Rechnung über 200 €. Sein Wettbewerber verkauft die gleiche Leistung als Regelunternehmer auch für 200 € netto, muss aber zusätzlich 19 % Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf seiner Rechnung ausweisen. Es ergibt sich ein Rechnungsbetrag für den Privatkunden in Höhe von 238 €. Der Kleinunternehmer ist also günstiger.
Beispiel 2:
Kleinunternehmer erhält keine Vorsteuer zurück
Ein Kleinunternehmer kauft ein MacBook zu einem Nettopreis von 1.799 €. Er erhält eine Rechnung über 2.140,81 €, in der 341,81 € als Umsatzsteuer ausgewiesen sind. Wäre er Regelunternehmer, könnte er Vorsteuerabzug geltend machen und diese 341,81 € dem Finanzamt berechnen. So schenkt der Kleinunternehmer dem Finanzamt fast 342 €.
Beispiel 3:
Problematisch bei Geschäften im Ausland
Kauft ein Kleinunternehmer im Ausland ein, kann es sein, dass er Einfuhrumsatzsteuer bezahlen muss. Diese kann er als Kleinunternehmer steuerlich nicht absetzen.
Beispiel 4:
Kleinunternehmer verpasst den Wechsel zur Regelbesteuerung
Ein Kleinunternehmer macht im aktuellen Kalenderjahr 25.000 € Umsatz und überschreitet damit die Umsatzgrenze von 22.000 €. Weil er seine Buchhaltung nicht im Griff hat, merkt er erst im Mai des Folgejahres, dass er zur Regelbesteuerung wechseln muss. Folge: Er muss für die Rechnungen, die er bis Mai gestellt hat, die Umsatzsteuer nachträglich ans Finanzamt abführen.
Anmeldung: Ämter und weitere Gründungsschritte
Kleinunternehmer:in wirst du, in dem du beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung wählst. Dies ist in 2 Varianten möglich:
- Bei der Gründung durch Wahl der Kleinunternehmerregelung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
- Oder frühestens 5 Jahre nach der Gründung durch ein formloses Schreiben ans Finanzamt
Kleinunternehmer werden bei der Gründung
Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt meldet sich das Finanzamt bei dir. Du wirst gebeten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Dafür brauchst du ein ELSTER-Konto. Das ELSTER-Formular “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” umfasst 21 Seiten. Dort kannst du die Punkte zur Kleinunternehmer-Regelung ausfüllen.
Weitere Gründungsschritte für Kleinunternehmer
Wenn du dich bei der Gründung für den Status Kleinunternehmer:in entschieden hast, warten diese weiteren Schritte der Gründung auf dich:
Mitgliedschaft in den Kammern IHK und HWK
Gewerbliche Kleinunternehmer:innen müssen der IHK oder der Handwerkskammer beitreten. Bei Freiberuflern hängt es vom Beruf ab. In manchen Standeskammern muss ein Freiberufler zwingend Mitglied werden. Bei Steuerberatern ist dies der Fall.
Anmeldung von Mitarbeitern
Selten beschäftigen Kleinunternehmer:innen Mitarbeiter:innen. In der Regel sind es geringfügig Beschäftigte. Dazu benötigen sie eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit.
Geschäftskonto
Auch kleine Unternehmer:innen sollten ein Firmenkonto haben. Günstige Konten zeigt unser Geschäftskonten-Vergleich.
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Software für Buchhaltung und Rechnungen
In jedem Fall solltest du eine Rechnungs-Software oder eine günstige Buchhaltungs-Software wählen. Das vereinfacht die Abläufe im Büro.
Versicherungen für Kleinunternehmer:innen
Prüfe auch persönliche und betriebliche Versicherungen, denn Risiken treffen Unternehmer jeder Größe. Lass dich zu Unternehmens-Versicherungen beraten.
Rechtsformen
Typische Rechtsformen, die den Status Kleinunternehmer:in nutzen, sind der Freiberufler und das Kleingewerbe. In beiden Fällen ist der Gründungsprozess einfach. Oft wählen Gründer im Nebenberuf die Kleinunternehmerregelung.
- Als Freiberufler Kleinunternehmer:in werden: Die Anmeldung beim Finanzamt ist der wichtigste Schritt. Die Voraussetzungen, als Freiberufler selbstständig zu sein, muss ein Gründer vorher geprüft haben.
- Kleinunternehmer mit einem Kleingewerbe werden: Hier meldet der Gründer sein Kleingewerbe zuerst beim Gewerbeamt an. Anschließend folgt das Finanzamt.
- Kleinunternehmer im Nebenberuf werden: Hier kommt es darauf an, ob die nebenberufliche Selbstständigkeit als Freiberufler erfolgt. Oder ob es eine gewerbliche Gründung ist.
Eher seltene Rechtsformen für Kleinunternehmer:innen
Bei anderen Rechtsformen, auch Unternehmensformen, ist der Kleinunternehmer-Status eher selten anzutreffen, wie bspw. im Falle der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt). Diese Rechtsformen wählen den Kleinunternehmer-Status aufgrund einer steuerlichen Strategie. Nutzen GmbHs oder UGs den Status Kleinunternehmer, dann liegen häufig “gemischte Umsätze” vor. Gemischte Umsätze bei einem Unternehmen heißt:
- Es gibt umsatzsteuerbefreite Umsätze: In diesem Fall wird per se keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Es gibt umsatzsteuerpflichtige Umsätze: Das ist der typische Fall.
Beispiel: Ein Immobilien-Makler bietet Online-Kurse zum Immobilienkauf und -verkauf an. Die Makler-Dienstleistung ist umsatzsteuerbefreit, der Verkauf von Online-Kursen ist umsatzsteuerpflichtig. Also beschließt er, die Online-Kurse als Kleinunternehmer zu betreiben, um sich Aufwand in der Buchhaltung zu sparen.
Kleinunternehmer mit einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) werden: Gesellschaftsvertrag, Gang zum Notar, Gewerbeanmeldung sind wesentliche Schritte vor der Anmeldung beim Finanzamt.
Welche Steuern zahlen Kleinunternehmer:innen?
Die Höhe der Steuer ist grundsätzlich abhängig vom Unternehmensgewinn. Der Unternehmensgewinn bei Kleinunternehmer:innen ist zwangsläufig kleiner als 22.000 € pro Jahr. Daraus ergeben sich folgende Konsequenzen:
- Einkommensteuer: Kleinunternehmer:innen zahlen keine Einkommensteuer, wenn der Gewinn unterhalb des Freibetrags von 9.408 € liegt.
- Gewerbesteuer: Als gewerbliche GbR oder Kleingewerbetreibender zahlen Kleinunternehmer keine Gewerbesteuer, weil es hier einen Freibetrag von 24.500 € gibt. Ist ein:e Kleinunternehmer:in dagegen eine GmbH, muss er ab dem ersten Euro Gewinn Gewerbesteuer bezahlen.
- Umsatzsteuer: Kleinunternehmer bezahlen keine Umsatzsteuer, wenn sie sich an die Regeln halten, sprich, wenn sie korrekte Rechnungen stellen und die Umsatzschwelle von 22.000 € und die Prognoseschwelle von 50.000 € beachten.