Wann benötige ich einen Notar
Hier erfährst du, wann du notarielle Zuarbeit benötigst.
Bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft oder Personenhandelsgesellschaft ist eine notarielle Beglaubigung des Gesellschaftsvertrages notwendig. Je nach Rechtsform müsst ihr als Gründer die Gesellschafter bestimmten, deren Rechten und Pflichten in einem solchen Vertrag geregelt werden. Dieser Vertrag kann entweder als Musterprotokoll oder individuelle Satzung aufgesetzt werden. Damit er dieser rechtswirksam ist, muss eine notarialle Beglaubigung erfolgen. Wenn ihr bei der Gründung eures eigenen Unternehmens einen solchen Vertrag aufgesetzt habt, müsst ihr euch um einen entsprechenden Termin in dort kümmern. Gesetzlich könnt ihr euch frei einen Notar in eurer Umgebung aussuchen. Dahingehend gibt es gesetzlich keine Vorschriften. Es kann allerdings sein, dass Notare über Wochen hinweg ausgebucht sind. Das bedeutet (je nachdem wie zeitkritisch der Gründungsprozess für euch ist) empfiehlt es sich entsprechend einen Notar im ländlichen Umkreis aufzusuchen. Als grobe Schätzung solltet ihr zwischen zwei bis vier Wochen einplanen. Beim Termin selber müssen zumindest alle Geschäftsführer persönlich anwesend sein. Die Gesellschafter hingegen können sich im Zweifelsfall vertreten lassen, wenn sie eine beglaubigte Vollmacht an den Geschäftsführer weitergeleitet haben. Vor Ort wird der Notar zunächst die Ausweise der Anwesenden überprüfen. Anschließend sichtet er bei Bedarf die jeweiligen Vollmachten. Der Gesellschaftsvertrag liegt dem Notar bereits vor. Dieser muss vor dem Termin zeitgerecht per Mail an den Notar versandt werden. In der Regel wird auch vor dem Termin eine grobe Überprüfung des Gesellschaftsvertrags durch den Notar erfolgen, damit beim Termin selber dahin gehen keine Probleme entstehen. Vor Ort wird dieser Gesellschaftsvertrag dann laut für alle hörbar vollständig vorgelesen. Anschließend beurkundet der Notar diesen. Als Gründer solltet ihr für den Termin circa eine halbe Stunde einplanen.
Ablauf und gesetzliche Vorschriften
Nach Prüfung der Dokumente ist der Notar verpflichtet zu überprüfen ob gegenwärtige Umstände bestehen, die die Ausübung der Geschäftsführung gesetzlich unterbinden. So versichern die Geschäftsführer laut hörbar mit einem einfachen “ja”, dass sie in den letzten 5 Jahren weder im Land noch Ausland rechtskräftig verurteilt wurden. Darüber hinaus müssen Sie ebenfalls dabei bestätigen dass sie niemals zu einer Insolvenzverschleppung haben kommen lassen und demzufolge auch keine insolvenzstraftaten (gemäß §§ 238 – 238 d StGB) vorliegen. Auch dürfen sie sich niemals schuldig gemacht haben bei der Tätigung falsche Angaben (gemäß § 82 GmbHG oder § 399 AKtG) oder eine unrichtige Darstellung getätigt haben (gemäß § 400 AktG, § 331 HGB, § 313 UmwG oder § 17 PublG). Zudem dürfen keine Betrugsdelikte, Untreue oder gar Veruntreuung nach § 263 – 264 a und §§ 265 b – 266 a StGB vorliegen, die zur Verhängung einer Freiheitsstrafe von mindestens einem Jahr führten. Abgesehen von diesen verbalen Äußerungen, müssen vor Ort die Geschäftsführer mit einer Unterschrift bestätigen, dass kein rechtliches Urteil Ihnen die Ausübung eines Berufs oder eines Gewerbes verbietet, deren Tätigkeitsfeld unmittelbarer Unternehmensgegenstand ist. Ebenfalls dürfen die Geschäftsführer nie in den letzten 5 Jahren in eine behördliche Anstalt verwahrt worden sein. Auch dies muss schriftlich bestätigt werden. Als letzten, müssen die Geschäftsführer bestätigen, dass sie sich im Klaren sind, gegenüber dem Gericht eine unbeschränkte Auskunftspflicht zu haben.
Fehler die es zu vermeiden gilt
Letztendlich gibt es mehrere Parameter, die dazu führen könnten, dass die Beurkundung beim Notar schiefläuft. Um dies entsprechend zu verhindern, sollte auf den folgenden Aspekten besonderer Wert gelegt werden. Zum einen dürfen die Ausweisdokumente weder beschädigt, abgelaufen oder ungültig sein. Ungültig wären sie beispielsweise dann, wenn im Vertrag eine andere Anschrift angegeben wurde, als auf dem Ausweis ersichtlich ist. Ebenfalls muss der Termin abgebrochen werden, wenn notwendige Unterlagen fehlen bzw. unvollständig sind. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Vollmachten, eben nicht an die Geschäftsführer weitergeleitet wurden, falls ein Gesellschafter nicht vor Ort erscheinen kann. Natürlich müssen die Geschäftsführer anwesend sein, da sie ja mit ihrer Unterschrift entsprechend den Vertrag unterschreiben. Falls Gründer aus dem Ausland kommen und nachweisbar nicht fließend vertragliches Deutsch sprechen können, muss ein Dolmetscher anwesend sein. Ebenfalls überprüft der Notar, ob der Firmenname Aussicht auf eine Eintragung in das Handelsregister hat. Ist dies nicht der Fall, wird ebenfalls die Beglaubigung abgebrochen. Um dies zu umgehen sollten die Gründer vorher einen IHK Check durchgeführt haben. Damit kann sichergestellt werden, dass der Wunschname noch vergeben ist und auch keine Verwechslungsgefahr zu einem Wettbewerber besteht. Sollte die Satzung Paragraphen enthalten, die schlichtweg nicht mit geltendem Recht vereinbar sind, wird der Notar darauf hinweisen und den Termin ebenfalls scheitern lassen. Um dies zu umgehen solltet ihr den Gesellschaftsvertrag vorab von einem Anwalt überprüfen lassen. Sollte es vorkommen, dass ihr selber möglicherweise krankheitsbedingt, bereits abschätzen könnt, dass ihr an dem Termin nicht erscheinen könnt oder nur unvollständige Unterlagen mitbringen werdet, ruft am besten so früh wie möglich bei eurem Notar an und erklärt den Umstand. Je nach zeitlichen Rahmen wird man euch einen neuen Termin anbieten; in der Regel ohne weitere Zusatzkosten. Sollte am Tag selber etwas schiefgehen und ihr könnt den Termin nicht wahrnehmen, wird man euch zumindest die Kosten für die Erstellung der benötigten Dokumente in Rechnung stellen. Um dies grundsätzlich vorab zu vermeiden, ist einfach eine schnelle und transparente Kommunikation notwendig.
Die Kosten für einen Notartermin lassen sich vorab nicht pauschal festlegen. Sie variieren sehr stark und sind von der Anzahl der Gesellschafter, von der Rechtsform und auch von der Höhe des Stammkapitals, welches eingezahlt werden muss, abhängig. Außerdem richten sich die Kosten daran, ob der Gesellschaftsvertrag mit einem Musterprotokoll oder einer individuellen Satzung angefertigt wurde. Da das Musterprotokoll sehr standardisiert ist, hat der Notar entsprechend weniger Aufwand die rechtlichen Rahmenbedingungen des Vertrages zu überprüfen. Daher ist grundsätzlich auch eine Gründung mit Musterprotokoll günstiger. Ihr könnt aber genau solche Rahmenpunkte unverbindlich bei jedem Notar vorab abfragen. Sucht euch einfach einen Notar in eurer Nähe aus und ruf dort an. Wenn ihr dann genau jene Eckpunkte in kurzer Form abfragt, wird man euch eine unverbindliche Preisspanne nennen können.
Weitere Schritte zur Unternehmesgründung
Wenn der Notartermin erfolgreich war und alle Gründungsunterlagen unterschrieben wurden, könnt ihr direkt ein Geschäftskonto eröffnen. Sobald auch dieses Geschäftskonto freigeschaltet wurde, solltet ihr die Stammeinlage einzahlen und den Nachweis der Einzahlung an euren Notar zurücksenden. Dieser wird sich dann je nach Rechtsform um eine Eintragung in das Handelsregister kümmern. Die Eintragung ist besonders wichtig bei einer UG oder auch GmbH, damit ihr tatsächlich haftungsbeschränkt als Gesellschafter seid. Solange nämlich diese Eintragung nicht erfolgt ist, habt ihr die Rechtsform “UG in Gründung”. Bis zur Eintragung wärt ihr dann persönlich vollumfänglich mit eurem Privatvermögen im Schadensfall haftbar.
Der Notar überprüft lediglich die Verträge als Gesellschafter und beglaubigt diese. Davon losgelöst ist die Eintragung eures Unternehmens beim Gewerbeamt. Nachdem ihr also die vorherigen Schritte durchlaufen habt, müsst ihr euer Unternehmen selbständig noch beim Gewerbeamt anmelden. Auch hier müsst ihr die erforderlichen Dokumente ausfüllen und wieder einreichen. Abschließend wird das Finanzamt nochmal spezifische Informationen einholen und euch eine Steuernummer zusenden, mit der ihr rechtskräftig Rechnung schreiben dürft.