Was du zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wissen solltest.

Das Wichtigste zur Gewinn- und Verlustrechnung kurz zusammengefasst

• Die GuV gehört zusammen mit der Bilanz zum Jahresabschluss deines Unternehmens.
• Bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet, musst du eine Bilanz und infolgedessen eine GuV erstellen.
• Das Handelsgesetzbuch gibt die Regeln für eine ordnungsgemäße Bilanz vor.
• Du kannst deine GuV in Konto- oder Staffelform erstellen. Kapitalgesellschaften sind jedoch zu Letzterem verpflichtet.
• Entscheidest du dich für die Staffelform, hast du die Wahl zwischen dem Gesamtkosten- und dem Umsatzkostenverfahren, wobei Letzteres als aussagekräftiger betrachtet wird.
• Egal, für welche Form der GuV du dich entscheidest: Das Gesamtergebnis, also ob du Gewinn oder Verlust machst und wie hoch dieser ausfällt, ist immer gleich.

Was ist eine GuV und welchen Zweck erfüllt sie?

Bei der Gewinn- und Verlustrechnung – kurz GuV – handelt es sich um die buchhalterische Dokumentierung über alle Aufwände und Erträge eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Die Gewinn- und Verlustrechnung bildet den Hauptbestandteil von einem Jahresabschluss. Sie ist umfangreicher als die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wenn du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, musst du auch die GuV durchführen. Sie gibt dir und Aussenstehenden Auskunft über deinen unternehmerischen Erfolg: Erträge und Aufwendungen werden hier gegenübergestellt.

Die häufigsten Aufwendungen sind die Kosten der verkauften Waren, die Vertriebs- und Verwaltungskosten und die Zinsaufwendungen. Ist die Bilanz positiv, bedeutet das, dass das Unternehmen einen Gewinn erzielt hat; ist sie negativ, hat es einen Verlust gemacht. Die GuV ist ein wichtiger Abschluss für Unternehmer und Investoren, denn sie gibt Aufschluss über die finanzielle Gesundheit und Leistung eines Unternehmens.

Zusammengefasst hat die GuV folgende Vorteile:

• Sie hilft dir, deine finanzielle Leistung im Laufe der Zeit zu verfolgen.
• Sie hilft dir, Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen.
• Sie hilft dir, dein Geschäftsmodell zu verbessern.
• Sie verschafft dir ein klares Bild von der finanziellen Gesundheit deines Unternehmens.

Worauf solltest du bei einer GuV achten?

Bei der Durchsicht einer GuV solltest du auf folgende Punkte achten:

• Ausgaben: Behalte die Ausgaben im Auge, damit sie die Einnahmen nicht übersteigen.
• Gewinne oder Verluste: Das ist die Differenz zwischen den Einnahmen und den Ausgaben. Wenn die Einnahmen höher sind als die Ausgaben, gibt es einen Gewinn.
• Steuern: Vergewissere dich, dass dein Unternehmen seine Steuern vollständig und pünktlich zahlt.
• Sonstige Posten: Je nach den Rechnungslegungsmethoden des Unternehmens können andere Posten wie Abschreibungen in der Gewinn- und Verlustrechnung enthalten sein. Diese Posten können sich auf das Endergebnis auswirken, deshalb ist es wichtig zu wissen, wie sie funktionieren.

Erstellst du eine GuV für deinen Jahresabschluss, achte darauf, dass du verpflichtet bist deinen Jahresabschluss samt GuV im Bundesanzeiger zu veröffentlichen (Publizitätspflicht), wenn du Teil oder Inhaber:in einer Kapitalgesellschaft, beispielsweise einer GmbH oder UG, bist. Davon befreit sind Personenhandelsgesellschaften, also eine OHG, und Einzelkaufleute. Kleinstgesellschaften müssen ihn dort nur hinterlegen.

Wer muss eine GuV erstellen und wie oft?

Grundsätzlich müssen alle Kaufleute und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, eine Gewinn- und Verlustrechnung durchführen. In der Regel bist du von der Pflicht zur doppelten Buchführung betroffen, wenn du einen Gewinn von mindestens 60.000 EUR im Jahr oder einen Umsatz von mindestens 600.000 EUR im Jahr erzielst. Liegst du drunter oder bist du als Freiberufler:in gemeldet, reicht dem Finanzamt meist eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird einmal im Jahr, zum Ende eines Geschäftsjahres, erstellt und am besten mit dem Jahresabschluss im Folgejahr an das Finanzamt übermittelt. Führst du ein großes Unternehmen oder eine Firma, in der viel Kapital bewegt wird, lohnt es sich aber, die GuV häufiger, vielleicht sogar monatlich zu erstellen. So behältst du den Überblick über deine Finanzen und kannst Fehlkalkulationen und ungeplante Entwicklungen berücksichtigen und zur Not korrigieren. Wenn du dir unsicher bist, was für dich und dein Unternehmen sinnvoll ist, sprich mit deiner Steuerberatung.

Aufbau und Inhalte einer GuV – mit Beispielen

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form für den Aufbau dieser Rechnung – lediglich die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) müssen eingehalten werden, die unter anderem die Übersichtlichkeit und Vollständigkeit vorschreiben*. 

Üblich ist entweder die Konto- oder die Staffelform, die wir dir beide gleich erläutern. Vorab wichtig zu wissen: Für Kapitalgesellschaften schreibt das Handelsgesetzbuch (HGB) im § 275 Abs. 1 die Staffelform vor, mit freier Wahl zwischen dem sogenannten Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren. Alle anderen können zwischen den beiden eben genannten Formen wählen.

Zusätzlich gut zu wissen: Das Verrechnen mehrere Posten und somit das Kürzen der Aufstellung ist laut dem Verrechnungsverbot (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB) nicht erlaubt. In der GuV muss klar nachvollziehbar sein, wie sich Gewinne oder Verluste zusammensetzen.

*Grundsatz der Vollständigkeit: Die Buchführung muss vollständig, dh. lückenlos sein. Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und chronologisch verbucht werden. Grundsatz der Sicherheit: Alle Unterlagen müssen ordnungsgemäß archiviert werden.

Bruttoprinzip oder Nettoprinzip

• Das Nettoprinzip: Bei diesem Prinzip wird nur der Nettogewinn oder -verlust in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. Das bedeutet, dass die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden, bevor der Gewinn oder Verlust berechnet wird.
• Das Bruttoprinzip: Bei diesem Prinzip werden sowohl die Bruttoeinnahmen als auch die Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. Das bedeutet, dass die Ausgaben bei der Berechnung des Gewinns oder Verlusts nicht von den Einnahmen abgezogen werden.

Die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt regelhaft nach dem Bruttoprinzip. Das Bruttoprinzip meint dabei nicht einen Bruttobetrag im umsatzsteuerlichen Sinn.

Eine GuV, die nach dem Bruttoprinzip erstellt wird, listet alle Einzelpositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung auf. Eine gegenseitige Verrechnung von Erträgen und Aufwendungen im Vorhinein (Nettoprinzip) ist nur in speziellen Fällen zulässig.

Kontenform oder Staffelform

Die beiden Darstellungsformen hat der Gesetzgeber verbindlich für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen vorgegeben. Wird das Unternehmen in der Rechtsform einer GmbH oder einer OHG geführt, bestimmt das Handelsrecht ausdrücklich, dass als Darstellungsform für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung die Kontoform gewählt werden muss. 

Kontoform

Erstellst du die GuV in Kontoform, gibt es zwei Spalten: Soll und Haben. In der (linken) Soll-Spalte werden alle Ausgaben aufgelistet, in der (rechten) Haben-Spalte alle Einnahmen. Die Vorteile diese Auflistung sind, dass durch das Nebeneinanderstellen die Gewichtung von Erträgen und Aufwendungen optisch sofort erfassbar sind und dass am Ende jeder Spalte eine Summe steht. So lässt sich auf einen Blick erkennen, wie hoch der Gesamtgewinn oder -verlust ist.

Staffelform

Bei der GuV in Staffelform werden Umsatzerlöse und Aufwendungen untereinander aufgelistet. Die GuV in Staffelform beginnt mit den Beträgen, die ein Unternehmen während des Geschäftsjahres erzielt hat. Anschließend erfasst der Unternehmer die Beträge, die er aus betrieblichem Anlass ausgegeben hat. Hier sind z. B. die Kosten für benötigtes Material (Materialaufwand) oder der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Personalaufwand) sichtbar. Ein Vorteil dieser Form ist, dass einzelne Bereiche deines Geschäfts einfacher auf ihre Wirtschaftlichkeit hin bewertet werden können. Da die Ergebnisse Schritt für Schritt fortgeschrieben werden, ist auch die Entwicklung deines Gewinns oder Verlusts jederzeit leicht nachvollziehbar.

Es gibt für Kapitalgesellschaften zwei Möglichkeiten, wie sie ihre GuV in Staffelform erstellen:

Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann sowohl nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) als auch nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) erstellt werden. Beide Verfahren nehmen den Umsatz zugrunde.

Das Gesamtkostenverfahren stellt alle Kosten den entsprechenden Erlösen gegenüber. Bestandsminderungen werden dabei als Aufwand und Bestandserhöhungen als Ertrag verbucht. Das GKV gliedert die Kosten außerdem nach Kostenarten (Materialkosten, Personalkosten etc.).

Beim Umsatzkostenverfahren werden (im Gegensatz zum GKV) nur solche Kosten aufgenommen, die für tatsächlich verkaufte Produkte / Leistungen angefallen sind. Das UKV gliedert Kosten nach Funktionsbereichen (Vertrieb, Produktion etc.).

Noch einmal zusammengefasst:

• Zunächst einmal dient bei beiden Verfahren der Umsatz als Berechnungsgrundlage. Beim Gesamtkostenverfahren werden alle Kosten und Erlöse innerhalb der Rechnungsperiode berücksichtigt und nach Kostenarten (Material, Personal etc.) gegliedert.
   
• Beim Umsatzkostenverfahren werden nur die Kosten berücksichtigt, die für die tatsächlich verkauften Produkte oder Leistungen angefallen sind. Diese werden nach Funktionen gegliedert, etwa Produktion oder Vertrieb.

Die Erstellung der GuV

Selbst für die Buchhaltung von kleinen Betrieben ist die GuV heute keine Herausforderung mehr, denn jedes Buchhaltungsprogramm – selbst Freeware – kommt genau diesen Vorgaben nach und gibt den Kontenrahmen automatisch vor. Die Gewinn- und Verlustrechnung verfügt im Kontenrahmen über ein eigenes Konto und im Rahmen des Jahresabschlusses erfolgt eine Umbuchung der Salden der einzelnen Aufwands- und Ertragskonten auf das GuV-Konto. Wurden alle Umbuchungen durchgeführt, dann erfolgt der Jahresabschluss durch die Umbuchung des Saldos auf das Bilanzkonto Eigenkapital. War das Geschäftsjahr erfolgreich, dann hat sich das Eigenkapital erhöht, doch wurde dieses mit einem Verlust abgeschlossen, dann hat das eine Verminderung des Eigenkapitals zur Folge.

Ausnahme für Kleinstkapitalgesellschaften

Führst du laut § 267a HGB eine Kleinstkapitalgesellschaft, erlaubt dir das HGB eine vereinfachte Form der GuV – du musst dann weder das Gesamtkosten- noch das Umsatzkostenverfahren anwenden. Bei der vereinfachten Form fasst du die einzelnen Posten zusammen. Das kann dann so aussehen:

Wir hoffen, dass du nun eine konkrete Idee von der GuV hast und die Sorge vor den vielen Zahlen und Rechnungsschritten etwas kleiner geworden ist. Die gute Nachricht ist: Die Details musst du nicht selbst machen, dafür gibt es gut ausgebildete Steuerfachkräfte. Aber es ist wichtig, die Grundzüge und die wichtigsten Punkte zu kennen, um zielgerichtet nachfragen und sich selbst ein Bild vom eigenen unternehmerischen Erfolg machen zu können.