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Welche Rechnungsprogramme es gibt

Wir zeigen dir die gängigsten Rechnungsprogramme mit Vor- und Nachteilen.

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Als Unternehmer werdet ihr unabhängig von eurer Branche, Tätigkeitsfeld und Rechtsform irgendwann Angebote und Rechnungen schreiben müssen. Diese sollten natürlich buchhalterisch sauber erfasst werden, mit allen benötigten Belegen, die ihr später auch für eure Steuererklärung braucht. Die Buchhaltung des eigenen Unternehmens kann nicht frei nach eigenem Ermessen in den Office Paketen erfolgen, da sie speziellen gesetzlichen Vorschriften unterliegt. Eigene erstellte Rechnungen sind beispielsweise sehr fehleranfällig und werden euch bei einer Vielzahl an Kunden eine Menge Zeit kosten. Genau solche Fehler lassen sich allerdings mit professionellen Rechnungssoftwarepaketen vermeiden. 

Funktionsübersicht von Rechnungsprogrammen

Der Vorteil eines professionellen Rechnungsprogramms, liegt in der Standardisierung der Angebots- und Rechnungserstellung. Außerdem überwacht ein Rechnungsprogramm automatisch offene Beträge, versendet Zahlungserinnerungen an die Kunden und bereitet Mahnungen vor. Je nach Unternehmen ist es sinnvoll, dass das Rechnungsprogramm zudem mit eurem Warenwirtschaftssystem verknüpft ist, damit eine Übersicht des Bestandes live abgebildet werden kann. Im Zuge dessen ist eine Schnittstellenfunktion hier besonders sinnvoll. Unter Berücksichtigung der Nutzerfreundlichkeit, des Funktionsumfang, als auch des Preises lassen sich verschiedene Rechnungsprogramm miteinander vergleichen und abwägen. Ihr solltet euch also vor der Anschaffung über die folgenden Parameter informieren und die jeweiligen Typen ausführlich testen. Mit Bezug auf die reine Nutzerfreundlichkeit es ist wichtig, dass euer Rechnungsprogramm intuitiv einfach zu bedienen ist. Dies gilt ebenso für eine mobile App-Version. Je nach Zusammensetzung der Gesellschafter und Mitarbeiter in eurem Unternehmen sollten auch verschiedene Fremdsprachen in das System integriert worden sein. Gerade wenn ihr international aufgestellt seid, solltet ihr darauf achten. Ebenso sind auch die puren Rechnungsfunktionen maßgeblich für die Auswahl entscheidend. So sollten Kundendaten sauber zu erfassen sein, damit ihr automatisiert euren Bestandskunden bei einem weiteren Verkauf, die passende Rechnung schnell erstellen könnt. So erhaltet ihr ebenfalls eine gute Übersicht über eure treuesten und zahlungskräftigsten Kunden. Falls ihr Dienstleistungen anbietet, die sogar als Abo Rechnungen verschickt werden können, ist es wichtig, dass euer Rechnungsprogramm eine solche automatisierte Erstellung abbilden kann. Auch sollten Zahlungseingänge mit verschiedenen Fremdwährungen erfassbar sein, besonders wenn ihr international agiert. Des Weiteren ist eine Schnittstelle zu eurem Bankkonto wichtig, damit der Zahlungseingang und -ausgang simultan in eurem Rechnungssystem erfasst werden kann.

Schlussendlich sollte dir auch darauf achten, dass verschiedene Funktionen vorhanden sind, die euch bei der steuerlichen Erfassung und Buchhaltung unterstützen. Die Belege für die Ein- und Ausgaben sollten nämlich eindeutig zuordenbar sein. Zudem ist jeweils eine Schnittstelle zu DATEV und ELSTER für die Steuererklärung wichtig. Wenn dies der Fall ist, könnt ihr nämlich für den Steuerberater relativ einfach Rechnungen, Belege und sonstige relevante Dateien filtern und abholen. 

Viele der Anbieter am Markt ermöglichen es euch in einem Testzeitraum die Programme entsprechend auszuprobieren und miteinander zu vergleichen. Achtet dabei auf jeden Fall, dass ihr nicht den Testzeitraum überschreitet, sonst seid ihr an den Kauf der Software gebunden. Dennoch sind solche Testphasen von großem Vorteil, um sich über die Funktionalität im Klaren zu sein. Im Folgenden stellen wir euch eine Auflistung der möglichen Anbieter am Markt vor, um die Kaufentscheidung zu erleichtern.

Debitoor

Bei Debitoor handelt es sich um eine tolle Software, die euch sehr den Einstieg in die Buchhaltung erleichtert und besonders für Selbstständige, Gründer und kleine Unternehmen geeignet ist. Jede Funktion wird nämlich in der Software mit einem Videotutorial erläutert. Bei Debitoor gibt es verschiedene Pakete, die man buchen kann und die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Allgemein schlägt das mittlere Paket mit 12,00 Euro im Monat zu buche. Im Funktionsumfang wären dann aber die folgende Punkte enthalten:

  • Es gibt Designvorlagen für eure individuelle Rechnung
  • Mahnung können erstellt werden
  • Die Währung kann in den Angeboten und Rechnungen angepasst werden
  • Gutschriften können verarbeitet werden.
  • Bis zu 800 Rechnungen pro Jahr lassen sich versehenden (ein Update auf eine unbegrenzte Zahl ist möglich)
  • Es gibt eine Funktion für die Umsatzsteuer Voranmeldung
  • Lieferscheine können ebenfalls erstellt werden

Sollte der Funktionsumfang sogar zu groß sein, könnt ihr natürlich auch ein kleineres Paket buchen. Weitere Informationen sind hier ersichtlich:

FastBill

Auch mit FastBill lassen sich Angebote und Rechnungen einfach erstellen. Zudem sind auch Funktionen für die Verwaltung und Belegerfassung integriert. Das Programm besticht mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und dies sowohl für die stationäre Software als auch für die mobile App. Zudem bietet sie eine Menge Einstellungsmöglichkeiten für die Kundenpflege. So ist es möglich, zu jedem Kunden Notizen anzulegen. So kannst du entsprechend nach den zahlungskräftigsten Kunden filtern um diese Informationen möglicherweise für deinen Newsletter oder Social Media-Aktivitäten nutzen. Des Weiteren ist eine DATEV-Export Funktion vorhanden, mit dem die wichtigsten Unterlagen für deinen Steuerberater vorbereitet werden können. Als Übersicht haben wir hier die Funktionen nochmal zusammengefasst:

  • Angebote, Rechnungen und Mahnungen lassen sich
  • Belege können gesammelt und geordnet werden
  • Viele Funktionen für die Kundenverwaltung
  • Schnittstelle zu deiner Bank für eine dynamische Kontoübersicht
  • Datev-Export Funktion

FastBill bietet 3 verschiedene Tarife ah, die sich in den Funktionen etwas unterscheiden. Das mittlere Paket kostet aktuell 26.99 Euro. Eine Übersicht könnt ihr euch aber auch hier verschaffen.

Lexoffice

Hierbei handelt es sich um den sehr bekannten und weit verbreiteten Anbieter Lexoffice, der verschiedene Softwarepakete zum Thema Kundenverwaltung und Rechnungswesen anbietet. Es lassen sich mit den Produkten alle Aufgaben der Angebots- und Rechnungserstellung abwickeln. Auch sind verschiedene Schnittstellen für die Warenwirtschaft und eurem Geschäftskonto bei Bedarf vorhanden. Dieses Rechnungsprogramm können wir besonders Gründern, Selbstständige und Startups empfehlen. Zum Funktionsumfang gehört also:

  • Angebots- und Rechnungserstellung sowie Auftragsbearbeitung.
  • Lieferanten und Kunden können verwaltete werden
  • Schnittstellen zum Warenwirtschaft und Geschäftskonto
  • Mobile Version ist verfügbar.
  • Datenaustausch mit Steuerberater ist eingerichtet.

Das Mittlere Angebotspaket ist für 10,98 Euro monatlich zu haben. Gerade für große Unternehmen bietet Lexoffice aber auch umfangreichere Pakete an mit denen auch die Aufgabenfelder Lohnbuchhaltung und Kassenbuch abgedeckt sind.

sevDesk

Auch mit sevDesk kannst du professionelle Angebote und Rechnung erstellen. Dabei werden alle Pflichtangaben automatisch hinterlegt und garantieren Rechtssicherheit. Belege lassen sich zudem einfach integrieren. Mit einem einfachen Foto kannst du den Beleg digitalisieren und an die Software senden. Diese wird dann selbstständig die benötigten Informationen extrahieren und hinterlegen. Zudem kann deine Umsatzsteuer Voranmeldung über die Software beim Finanzamt eingereicht werden, da bei sevDesk direkt schon ELSTER integriert ist. Auch sind Gutschriften sowie Stornoerstellungen und der Versand von Zahlungserinnerungen mit integriert. Für die bessere Übersicht haben wir euch hier nochmal die wichtigsten Funktionen zusammengestellt.

  • Einfache Digitalisierung von Belegen
  • Angebots- und Rechnungserstellung (automatisiert mit allen Pflichtangaben=
  • Kundendaten und Artikel werden verwaltet
  • Schnittstellen für die steuerliche Erfassung

Das mittlere Paket kostet 15,90 Euro im Monat. Sollte eine Inklusion des Warenwirtschaftssystems notwendig sein, schlägt die Software mit 43,00 Euro im Monat zu buche. Einen konkreteren Überblick könnt ihr euch hier verschaffen.

Sage

Hierbei handelt es sich ebenfalls um einen Anbieter für Rechnungsprogramme, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden und für die jeweiligen Unternehmen und Rechtsformen geeigneter oder ungeeigneter sind. Zunächst lohnt sich ein Blick auf das Paket Sage 50 Cloud. Dies ist eine Onlinelösung für Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsfunktionen. Sie ist besonders geeignet für Selbstständige und Sartups. In der Software kann der Ein- und Verkauf, die Inventur und Bilanzrechnung abgewickelt werden. Dadurch, dass es sich um eine Cloud-Anwendung handelt, kann ein Zugriff über mehrere Endgeräte problemlos erfolgen. Die Kosten liegen hier bei 19,90 Euro pro Monat Bei Sage 100 können Sie hingegen spezifischer noch den Produktionsablauf und das Projektmanagement planen. Insbesondere wenn es um die jeweilige Ressourenplanung geht, sollte ein solches Model hier gebucht werden. Bei Bedarf kostet ein solches Paket bis zu 80 Euro monatlich. Geeignet ist dieses Paket natürlich besonders für kleine bzw. mittelständische Unternehmen. Neben diesen beiden Standardausführungen gibt es noch die Produkt Sage Live, Sage Office Online und Sage X3, jeweils geeignet für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Eine konkreten Überblick über die jeweiligen Funktionen verschafft ihr euch am Besten hier:

HS-Auftragsmanager

Dieses Tool bietet Funktionen für die Bereiche Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft. Es ist besonders geeignet für kleine unt mittelgroße Unternehmen. Auch diese Software bietet alle Standardfunktionen für für die Buchhaltung notwendig ist und die Verwaltung deines Unternehmens erleichtern:

  • Erstellen von Angeboten und Rechnungen
  • Das Versenden von Auftragsbestätigungen
  • Die Verwaltung der Kunden ist möglich
  • Finanzbuchhaltung kann abgewickelt werden
  • Auch die Verwaltung der Warenwirtschaft ist möglich

Ein breites Spektrum an Möglichkeiten die Verkaufsdaten auszuwerten Dieses Rechnungsprogramm fokussiert sich stark auf die Verwaltung der Warenwirtschaf. Preiskalkulationen und Mengenerfassungen sind problemlos möglich. Auch wenn dieses Tool im Vergleich zu den anderen Anbietern etwas unbekannter ist, lohnt sich ein Testversuch, zumal der HS-Auftragsmanager besonders nutzerfreundlich in der Bedienung ist.

Billomat

Billomat ist eine cloudbasiertes Rechnungsprogramm, mit dem du mobil und stationär über alle gängigen Eingabegeräte deine Buchhaltung verwalten kannst. Sie besitzt alle gängigen Funktionen zur Angebots- und Rechnungsstellung. Auch lassen sich Mahnung online verfassen und versenden. Außerdem besitzt es Schnittstellen für die Kunden- und Warenbestandsverwaltung. Mit Nutzerprofilen kannst du zudem Rechte deiner Mitarbeiter steuern, die jeweils eingeschränkten Zugriff auf bestimmte Funktionen bekommen

  • Intuitive Bedienung
  • Cloudbasierter Ansatz
  • Gängige Funktion zur Angebots- und Rechnungsstellung
  • Kundenverwaltung und Warenwirtschaftssystem

Billomat bietet verschiedene Version und ist bereits ab 6,00 Euro pro Monat zu haben. Das Basismodell ist hingegen für 16,00 Euro monatlich erhältlich.

Fazit

Letztendlich muss jeder Gründer für sich das passende Tool entdecken, aber diese vorgestellten Softwarepakete können wir euch empfehlen, um eine Buchhaltung abzuwickeln, die die Anforderungen der aktuellen Gesetzgebung erfüllt. Abgesehen davon werden diese Tools auch stetig weiterentwickelt und übernehmen für euch automatisiert viele bürokratische und steuerrechtliche Tätigkeiten.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welches Rechnungsprogramm sollte ich nutzen?

Die am Markt erhältlichen Rechnungsprogramme sind sowohl für Startups, Einzelunternehmer oder Konzerne spezialisiert. Gerade für junge Unternehmer können wir Lexoffice empfehlen. Einen detaillierten Überblick über die Funktionen der einzelnen Rechnungsprogramme findest du aber hier im Artikel.

Warum sollte ich ein Rechnungsprogramm nutzen?

Selbst erstellte Rechnungen und Angebote in Word können fehlerhaft sein. Mit einem Rechnungsprogramm stellst du alle gesetzlichen Vorschriften ein. Außerdem bieten sie viele automatisierte Funktionen für die Kundenpflege, Warenwirtschaft und Steuerprüfung.

Was kostet ein Rechnungsprogramm?

Die Kosten für ein Rechnungsprogramm variieren je nach Anbieter. Durchschnittlich solltest du aber 15 Euro im Monat für ein Standardpaket kalkulieren.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Rechnungsprogramms?

Fast alle Rechnungsprogramme bieten die die folgenden Funktionen an: Angebotserstellung, Erstellen einer Rechnung, Versand einer Rechnung, Zahlungsabgleich und Mahnung, Schnittstellen zur Buchhaltung und steuerlichen Erfassung, Kundenverwaltung und Verknüpfung zur Warenwirtschaft.

Kann ich nicht ein kostenloses Rechnungsprogramm nutzen?

Die kostenfreien Rechnungsprogramme erlauben es dir in der Regel nur Angebote und Rechnungen zu erstellen. Jegliche Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystem oder zur steuerlichen Erfassung sind meist nicht integriert. Außerdem stellen kostenpflichtige Rechnungsprogramme die aktuelle Gesetzesgrundlage durch Updates sicher. Freie Programme sind dazu nicht verpflichtet.

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