Bewirtungsbeleg erklärt Firma

Wie du richtig mit einem Bewirtungsbeleg umgehst

Alle Tipps und Tricks um einen Bewirtungsbeleg korrekt auszufüllen.

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Es ist vollkommen legitim, wenn du dich mit Geschäftspartnern und Kunden in der Stadt zum Essen triffst. Solche Geschäftsessen dienen dazu in entspannter Atmosphäre in Ruhe über mögliche Zusammenarbeiten und Projekte zu sprechen. Tatsächlich kannst du solche Business-Treffen auch steuerlich geltend machen. Dafür benötigst du aber unbedingt einen korrekt ausgestellten Bewirtungsbeleg. Eine einfache Quittung für das Essen reicht nicht aus. In diesem Artikel klären wir alle wichtigen Fragen, die in diesem Zusammenhang entstehen können.

Unterschied zwischen Quittung und einem Bewirtungsbeleg

Ein Geschäftsessen gilt im betriebswirtschaftlichen Sinne als Betriebsausgabe und kann daher für das Unternehmen tatsächlich steuerlich geltend gemacht werden. Das Finanzamt verlangt aber einen korrekten Nachweis über die Kosten und über die Art des Geschäftsessen. So soll sichergestellt werden, dass der Unternehmerische Zweck und das Essen auch in einem gewissen Verhältnis zueinanderstehen. Daher unterscheidet sich der Bewirtungsbeleg auch von einer normalen Quittung, da weitere Informationen zum gastronomischen Betrieb und zum Zweck des Geschäftsessen dort niedergeschrieben sind. Hierbei sei vorab bereits gesagt, dass der Zweck nicht einfach nur “Geschäftsessen” sein darf, sondern eher ein Vermerk bedarf wie “Projektabschluss nach 3 Jahren”, “Vertragsunterzeichnung mit zukünftigen Geschäftspartnern” oder “Feier für den Erhalt von Auszeichnungen für das Unternehmen”. Nur „Geschäftsessen“ ist also zu vage. Je detaillierter der Zweck niedergeschrieben wird, umso eher lässt sich auch die Verhältnismäßigkeit rechtfertigen. Ein Geschäftsessen muss zudem zwingend außerhalb des Unternehmens in einem Restaurant stattfinden, ansonsten trägt das Unternehmen bei Eigenbewirtung selbst die Kosten. Ihr solltet also im Restaurant beim Verlangen der Rechnung, explizit auf einen Bewirtungsbeleg bestehen.

Rahmenbedingungen für die Absetzbarkeit

Wie gesagt, muss der unternehmerische Zweck und das Geschäftsessen in einem gewissen Verhältnis zueinander stehen. Gemessen an den teilnehmenden Personen (die stets direkt unternehmerisch involviert sein müssen) und gemessen an der Unternehmensgröße bzw. dem Gewinn des Unternehmens, dürfen die Kosten nicht eindeutig zu hoch sein. Eine vollkommene Unverhältnismäßigkeit würde sonst zu einer Betriebsprüfung führen.  Die Höhe der Absetzbarkeit richtet sich an den teilnehmenden Gästen. Ist der primäre Zweck des Geschäftsessens, ein Treffen mit potentiellen Geschäftspartnern oder auch Kunden durchzuführen, lassen sich bis zu 70% (gemäß des Einkommensteuergesetz) der Kosten steuerlich geltend machen. Dies ist ein großer Unterschied zu einem Geschäftsessen mit Mitarbeitern (nur Unternehmensinterne). Hier können sogar 100% der Bewirtungskosten von den Steuern abgesetzt werden. Ein Verweis darauf, ob es sich also um ein Treffen mit Mitarbeitern oder Kunden handelt, ist zwingend erforderlich. 

Damit der Bewirtungsbeleg auch rechtsgültig ist, muss das Restaurant Information über das Haus (Name und Anschrift) selber ausfüllen und unterschreiben. Weiterhin muss gekennzeichnet sein:

  • Wie viele Gäste vor Ort waren?
  • Wie viele dieser Gäste eher Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeiter waren?
  • Der Anlass für die Bewirtung
  • Die Kosten, aufgeteilt nach den Speisen, Getränken und Trinkgeld (Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer).  Wenn die Rechnungssumme, einschließlich der Umsatzsteuer, sogar höher ist als 150 € muss auch noch eine Rechnungsnummer und die Steuernummer des Restaurants hinterlegt werden.  Die benötigte Vorlage, für die Angabe all dieser Informationen wird meistens vom Restaurant gestellt. Die gastronomischen Betriebe haben in der Regel vorgefertigte Bewirtungsbelege die sie entsprechend ausfüllen, und Verweise für die unternehmerischen Daten offenhalten. Steuerlich absetzbar ist er dann für das laufende Geschäftsjahr.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wie sieht formal ein Bewirtungsbeleg aus?

Ein Bewirtungsbeleg hat streng genommen keine festen gestalterischen Vorgaben. Entscheidend sind nur dass alle benötigten Informationen für die Steuererklärung auf dem Beleg niedergeschrieben sind. In der Regel haben Gastronomen bei der Erstellung entsprechend Erfahrung und füllen diesen bei Anfrage für euch aus.

Wann solltest du dir einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen?

Aufgrund der Tatsache das Bewirtungen bzw. Geschäftsessen mit potentiellen Partnern oder Mitarbeitern steuerlich absetzbar sind, sollte das Unternehmen sich in solch einer Situationen stets einen Bewirtungsbeleg vom gastronomischen Betrieb aushändigen lassen.

Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben und auf die Vollständigkeit der Daten achten?

Der Bewirtungsbeleg wird vom Gastgeber stets unterschrieben, also die Person die zu dem Geschäftsessen eingeladen und dieses Essen entsprechend dann auch bezahlt

Wie wird der Bewirtungsbeleg von der Steuer abgesetzt?

Der Beleg ist wie jede andere Ausgabe bei der unternehmerischen Aktivitäten einzustufen. Insofern gilt das Essen bzw. der Beleg als reguläre Betriebsausgabe.

Kann ich ein besonders ausschweifendes Geschäftsessen ebenfalls von der Steuer absetzen?

Dein Geschäftsessen muss immer in einem passenden Rahmen geschehen. Ausgehend von der Unternehmensgröße und der Umsatzstärke muss dass Essen in einem nachvollziehbaren Rahmen hinsichtlich dem Preis und dem Ambiente stattfinden. Ausgehend von dem Zweck, der auf dem Bewirtungsbeleg niedergeschrieben steht, entscheidet letztendlich das Finanzamt über die Angemessenheit.

Darf auch Alkohol auf einem Bewirtungsbeleg erscheinen?

Es ist in unserem Kulturkreis vollkommen normal, dass bei einem Abendessen auch ein Bier, Wein oder Apperativ verzehrt wird. Im Zuge dessen, dürfen solche Getränke auch auf einem Bewirtungsbeleg erscheinen und sind entsprechend absetzbar. Allerdings entscheidet natürlich das Finanzamt ob die getrunkene Menge hinsichtlich der Anzahl an Gästen angemessen war und ob Geschäftsgespräche noch im seriösen Umfang stattfinden konnten.

Was passiert wenn ich den Bewirtungsbeleg verliere?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Beleg für eine reguläre Betriebsausgabe. Im Zuge dessen ist diese auch nur steuerlich absetzbar und als Ausgabe erfassbar, wenn ein Beleg auch vorliegt.

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